Mengelola ribuan gerai dan puluhan ribu karyawan bukan hanya soal menjaga cita rasa kopi tetap konsisten. Bagi Kenangan Brands, tantangan terbesar justru ada di meja administrasi: setiap tahun, perusahaan harus memproses dan menandatangani sekitar 20 ribu dokumen ketenagakerjaan. Dengan 1.300 gerai dan 10 ribu karyawan, kompleksitas itu terus bertambah seiring ekspansi.
Jeremiah, Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands, mengatakan bahwa pertumbuhan jumlah gerai dan tenaga kerja secara langsung meningkatkan beban administrasi. “Kami membutuhkan proses yang berjalan lebih cepat tanpa mengurangi ketelitian dan kepatuhan. Bagi kami, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi bagaimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis,” ujarnya.
Andre Christian, Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands, menambahkan bahwa sistem digitalisasi menjadi kunci dalam mewujudkan strategi ekspansi perusahaan. “Teknologi memungkinkan kami mengelola ratusan sampai ribuan gerai, mengambil keputusan berbasis real-time, sekaligus menjaga standar layanan yang beragam – sesuatu yang mustahil dilakukan secara manual,” katanya.
Menurut Andre, tantangan lain adalah memastikan dokumen selesai tepat waktu, rapi, dan sah secara hukum. Untuk itu, Kenangan Brands membagikan tips bagi pengusaha baru yang kesulitan mengelola dokumen. “Kami menyarankan agar perusahaan lain, khususnya yang bergerak di ritel dan F&B dengan model ekspansi serupa, untuk memulai digitalisasi dokumen sejak dini, sebelum skala bisnis menuntut pertumbuhan yang sangat cepat, serta memilih solusi yang efisien sekaligus patuh terhadap regulasi hukum yang berlaku di Indonesia,” ujarnya.
Salah satu solusi yang digunakan Kenangan Brands adalah sistem digitalisasi dokumen Privy. Andre mengungkapkan bahwa sistem ini mampu menekan biaya cetak dan distribusi dokumen fisik, sejalan dengan prinsip sustainability perusahaan. “Sejak mengadopsi Privy, proses penandatanganan dokumen ketenagakerjaan mulai dari employment agreement hingga NDA dapat diakses dari berbagai lokasi tanpa terkendala jarak dan waktu. Proses manual yang sebelumnya menyita waktu tim HR kini berkurang drastis, membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi,” jelasnya.
Ratu Rima Novia Rahma, VP Marketing & Communication Privy, menilai industri ritel dan F&B memiliki karakteristik unik. “Setiap gerai baru berarti ada proses rekrutmen, kontrak kerja, hingga kerja sama vendor baru yang harus selesai secepat gerai itu dibuka. Kalau proses administrasinya masih manual, kecepatan ekspansi akan selalu terhambat oleh birokrasi internal. Di titik inilah digital trust berperan, bukan hanya mempercepat, tapi memastikan setiap keamanan dan keabsahan hukum dari setiap dokumen yang dikelola,” katanya.
Menurut Rima, skala Kenangan Brands yang mengelola lebih dari 20 ribu dokumen ketenagakerjaan per tahun menjadi contoh konkret bagaimana digital trust bergeser dari sekadar fitur menjadi infrastruktur operasional.
